Organiser le transport pour un événement

Établissez une liste des déplacements

Détaillez chaque trajet en indiquant la date, le lieu de prise en charge, la destination, le groupe de passagers et l’heure d’arrivée souhaitée. Ajoutez les renseignements sur les vols pour les transferts aéroport.

Désignez un seul responsable

Indiquez les coordonnées d’un responsable de l’organisation et désignez un passager ou un chef de groupe pour chaque véhicule. Précisez qui doit recevoir les renseignements relatifs à la réservation et les mises à jour concernant la prise en charge.

Planifiez également les départs

Indiquez l’heure prévue de fin de l’événement, les destinations de retour ainsi que tout besoin de mise à disposition. Faites reconfirmer l’organisation si l’horaire ou le nombre de passagers change.

Confirmez des points de prise en charge pratiques

Indiquez l’entrée du lieu de l’événement ainsi que les coordonnées d’un contact sur place. Demandez à notre équipe de vérifier l’accès des véhicules, l’espace disponible pour l’embarquement ainsi qu’un autre point de rencontre en cas de besoin. Ne présumez pas qu’un véhicule avec chauffeur pourra accéder à une entrée soumise à des restrictions.

Prévoyez une marge pour les changements

Repérez les trajets dont l’heure d’arrivée est impérative et discutez d’une marge de temps réaliste. Convenez de la façon de gérer les arrêts supplémentaires, l’attente ou une fin plus tardive, et conservez un seul itinéraire à jour pour l’organisateur et l’équipe de transport.